発表と聴講方法
発表と聴講方法について記載しました。通常の学術集会と同じですが、スムーズな会議進行と活発な討議の為に、オンライン特有の事項について特にご協力をお願いします。
- 【スケジュール】
- 【リアルタイム発表・シンポジスト(ライブ配信)の方へ 】
- 【オンディマンド発表の方へ】
- 【動画の作成とアップロード法】
- 【座長の方へ】
- 【聴講の方へ(リアルタイム視聴)】
- 【ライブ配信の環境事前確認法】
- 【オンディマンド配信の環境確事前認法】
- 【前日リハーサルとサポート】
- 【当日12/6(日)対応】
- 【Zoomのサーバー障害時等】
- 【Tips】
- 【FAQ】
- 【問い合わせ先】
【スケジュール】
9/1-11/24 | 参加登録 |
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11/30 | 参加登録者にリアルタイムとオンディマンドの専用IDパスワードをそれぞれ発行 |
12/1-12/13 | オンディマンド開催 |
12/6(日) 9:30-16:00 | ライブ開催 |
【リアルタイム発表・シンポジスト(ライブ配信)の方へ 】
- 従来の発表と同様にリアルタイムで発表と質疑応答を行う方法です
- ZoomのWeb会議機能と画面共有機能を使います
- 画面共有時、参加者には画面左側に大きく発表資料を表示し、右側に発表者、座長、時間、参加者等を小さく配置する画面になります(左右表示モード、Side-by-Side Mode)。画面が有効に使えるように4:3の画角で資料を作成することをお勧めします
- 参加者の録画撮影を禁止しますので、通常の学会と同様に発表できます
- 発表者の許可が得られた場合のみ、公式の録画を行い、ダウンロードできない形式で12/13迄オンディマンド配信されます
- 前日12/5(土)のリハーサルで、発表時の画面構成や音質に問題がないことを必ず確認ください(後述)
【オンディマンド発表の方へ】
- 動画を事前にサイトにアップロードします
- リアルタイムに比べ高画質高音質の安定した動画で発表し、オンライン上で参加者から質問を受け付け回答することができます
- 動画ファイルの作成とアップロード法はこちら【動画 のアップロード】をご覧ください。アップロード期限は11/28です
- 動画とPDFファイルは簡易的なコピープロテクションが施され、容易にダウンロードできない方法で配信されます
- 12/14以降、動画を含む全コンテンツは破棄されます。
【座長の方へ】
- リアルタイムでの質疑応答にZoomの挙手機能を使います。
- 前日12/5(土)に質疑応答時の機能説明とリハーサルを予定しています(後述)。オンラインの会議で最も難しい機能ですので、必ずリハーサルに参加ください。
【聴講の方へ(リアルタイム)】
- カメラがある場合、もし可能なら消さずに聴講ください
- 発表者や座長から、表情や反応が確認ができ、質疑応答時の指名が容易になります
- 参加者は画面左側に大きく発表資料を表示し、右側に発表者、座長、時間、参加者等を小さく配置する画面になります(左右表示モード、Side-by-Side Mode)
- もし、上記表示になっていない場合、視聴中に[オプション]から[左右表示モード]を指定し、スライドバーを最も右側に移動させ資料の大きさを最大化してください
- 発表者と座長以外は主催者側で強制ミュートにしますが、各自ミュートを再度ご確認ください(私語や咳払いが大音量で全員に中継されます)
- Zoomの挙手機能により、座長の指名、所属氏名の発表を経て質問してください
- 質問者は指名の後にマイクのミュート解除を確認し、ご所属からお話しください
- 質疑応答を含め録画され、後ほどオンディマンドで配信されることを予めご承知ください
- 座長が各発表終了をアナウンスしたら [反応]の[拍手]を押してください。同時にミュートのまま実際の拍手もお願いします。
【ライブ配信の環境事前確認法】
- 参加登録確認と座長からの指名を容易にするため、Zoomに登録の際にローマ字等で「本名」を登録ください(例 Toshinao Nanbu、南部利直)
- 発表者、座長、質問者には指向性マイクの使用をお勧めします。ハウリングによるトラブルを防ぎ高音質です。
- 日常的にZoomやMS teamsのWeb会議機能をお使いの場合、以降の確認は不要で、後述する前日リハーサルから確認をお願いします。
- iPhone/Android/iPadの場合は事前にZoomアプリ(Zoom Cloud Meeting)を導入。PC/Macは何もせずに次へ。
- 次のリンクにアクセス https://zoom.us/test
- PC/Macの場合はWeb上の「参加」ボタンを押ししばらく待つと、ビデオと音声のテストモードとなり、自身の環境をチェックできます。 音声入出力レベルが適正で音質が良好でハウリングしないことを確認ください。
- リアルタイム発表と視聴にはカメラは必ずしも必要ありませんが、 ある方が相互コミュニケーションにはお勧めです
- iPhone/Android/iPad場合は、途中で「ビデオ付きで参加」「インターネットを使用した通話」ボタンを押す。自身の姿が確認できれば環境は良好です。
- 発表をする場合は、画面上の「画面を共有」から パワーポイントやキーノート等を選びますが、テストモードでは確認できない場合がありますので、前日のリハーサルを利用ください
【オンディマンド配信の環境確事前認法】
- 次のサイトに仮IDとパスワードを入力することで、
仮のサイトをご覧いただけます。高画質動画例が停止せずに確認できましたら、視聴環境は良好です。参加者には11/30に本サイト用の各自のIDとパスワードが発行されます。
https://eden.ac/login - 次の[メールとパスワード]を入力→[各コンテンツ名]のリンクを押す
メール:test@lactoferrin.com
パスワード: test@lactoferrin.com - オンディマンドで各発表に関する質問をすることができます
edenのトップメニュー
[管理者への質問]→[質問をする]からタイトルに発表番号(例 O-15)と内容に質問を記入
【前日リハーサル12/5(土)とサポート】
- 聴講のみの方も、質問ができるか等を含めてこの時間帯のリハーサルを強くお勧めします
- 次の共通URLより画面共有機能、画質・音声レベルを含め、全機能の確認ができます
共通URL http://################### (11月中旬に更新します) - このURLは前日リハーサル専用で、当日のURLとは異なります
- 参加登録した本名で指定時間にアクセスし待機することで、順にサポートします。時間に間に合わない場合や本名が確認できない場合、待機ルームでお待ちいただき、予備時間での対応になります。
- 12/5(土)次の時間帯を予定しています。
13:30-13:35 聴講者待機時間
13:35-14:00 上記サポート時間
14:00-14:05 発表者待機時間
14:05-15:00 上記サポート時間
15:00-15:05 座長待機時間
15:00-16:00 上記サポート時間
16:00-17:00 予備サポート時間 (全ての方のサポートを先着順に行います)
【当日12/6(日)対応】
- 全ての参加者は前日リハーサルに参加ください(当日サポートは、発表者と座長のみ)
- 11/30に全参加登録者に自動発行されるURLとパスワードより、当日のリアルタイム配信の全プログラムに参加できます(オンディマンド発表は12/1より聴講可能)
- 朝9:15までにチェックイン頂き、可能ならそのままオンラインを継続ください。事務局側で参加登録確認を随時おこなっています。
- 当日12/6(日)朝 8:45-9:15は同URLで接続機器のチェックと、リハーサルを行います。
【Zoomのサーバー障害時等】
- Zoomのサーバー障害や混雑時の緊急代替として、MS teamsも使用を予定しています
- MS teamsのアプリのインストールが必要なこと以外は、Zoomの事前準備と同じです
- 念のため、MS teamsのアプリ(Microsoft Teams)も予めインストールをお願いします
- 万が一の場合、当日朝か開催中に登録のメールアドレスへアクセスURLを一斉アナウンスします
【Tips発表視聴環境】
- リアルタイムでの発表と質疑応答の最大の課題は、ハウリングと音質です。 静かな場所でできる限りタイピンマイク等を使用してください。 前日リハーサルで音声確認をお勧めします。
- カメラを顔の高さと同じかやや高めに設置すると自然な視線で発表できます。リンク先のような台を使用すると、長時間の視聴も楽になります。
- 次のサイトで計測したping(応答速度)が30ms以下で常時安定していることが発表とスムーズな質疑応答の目安です。特に発表者と座長は、環境を確認ください。
https://www.speedtest.net/ - 応答速度が遅い場合、次を確認ください
- ルーターやモデムのスイッチをいったん切断する
- 他のネットワーク機器のスイッチを全て切る
- WiFi接続ではなくルーター直下に最新規格ケーブル(Cat7)を使って有線接続を試す
- ネットワーク負荷のかかかるアップデートを全て済ませておく
- Webカメラの解像度を320x280等に落とす(画面共有解像度は高解像度が維持されます)
【FAQ】
- 12/6(日)のリアルタイム配信にアクセスできません
- セキュリティを高めるために11/30に登録したメールアドレス宛に届いたメールから、パスワード登録を行っていただくシステムです。11/30のメールを確認ください。
- パスワードを忘れました
- リアルタイム配信とオンディマンド配信は、それぞれ別サイトでパスワードも異なります。また、事務局側もパスワードは把握できないシステムです。それぞれのサイトでパスワードのリセットや再発行機能を試してください。それでも解決できない場合、文末の発表・聴講担当へお問合せください。
- 学術会議の会場はありますか?
- いいえ。いわて県民情報交流センター・アイーナで予定していましたが、完全オンラインで開催いたします。サテライト会場等も設けない予定です。それぞれの研究室やご家庭から参加ください。
- 発表したデータがコピーされないか心配です
- 通常の学会と同様に最大限の対策を行います。画面のキャプチャーや直接の写真撮影が禁止であることを開催中にアナウンスします。リアルタイムとオンディマンドのどちらも、視聴はできてもダウンロードできない形式で配信されます。
- 海外から参加できますか?
- はい。参加登録をしていただければ、どこからでも参加できます。もちろん発表も可能です。既に海外からの発表予定者もいます。
- 参加証は発行されますか?
- はい。参加を確認した上で、PDFファイルとして発行しますので、文末の事務局連絡先へお問合せください。
- 研究室で一緒に視聴しても良いですか?
- 全員が参加登録を済ませていれば、リアルタイム配信を複数で視聴しても問題ありません。当日主催者より確認のためお声かけする場合があります。感染予防に配慮してください。オンディマンドは、各人に発行されるIDとパスワードでそれぞれアクセスしてください。
- Zoomやマイクロソフトにメールアドレスやパスワードを登録する必要がありますか?
- いいえ。アプリの導入は必要ですが、登録の必要はありません。但し、ディバイスを認識する名前には必ず本名を登録ください(リハーサルで確認しますが、参加登録した本名表示が無い場合は待機ルームに移され、参加費も返還されません)。
- 発表中のレーザーポインターはどうすれば良いですか?
- パワーポイントの赤色のレーザーポインター代替機能を使うか、コンピュータの場合はマウスの表示を白黒反転で最大の大きさにすると見やすくなります。通常のマウス表示では、参加者に全く見えない場合があります。
- リアルタイム発表中に聴衆の反応が分かりません
- 発表者と座長は、発表時も参加者のリアクションが常時見られるオプション設定が可能です。文末の発表・聴講担当へ、お問合せください。
- マルチモニターモードでリアルタイム発表できますか?
- はい。問題ありません。むしろ発表や座長にはお勧めの設定です。正しく機能するか、必ず前日リハーサルで確認ください。
- タイピンマイクは必須ですか?
- コンピュータ内蔵マイクではエコーキャンセル機能により、意図せず音声が途切れ、音質が大幅劣化します。タイピンマイク、据え置きマイク、ヘッドセット等を用い、画面左上の[オリジナルサウンドを有効にする]で最高音質になります。スマートフォン付属のマイク付きイヤフォンも音質劣化しますが使用できます。服との擦れ音が発生しないか、前日のリハーサルで確認ください。
- スマートフォンで視聴・発表・質問できますか?
- はい。リアルタイムとオンディマンドのどちらも、スマートフォンでの視聴・発表・質問のすべてに対応しています。長時間の視聴には大画面のPCやタブレットをお勧めしています。発表や質問には周囲の音が入り込まない会議室、家庭の個室、ホテルの部屋、或いはパーティションのあるコワーキングスペースをお勧めします。極力静かな環境で、更に指向性マイクを使うことをお勧めします。発表には、顔の前から光が当てられるスペースがベストです。照明が調整できない場合は、窓を背にすることなく、窓に向かって座る場所を確保してください。
- パワーポイントが古いので「音声付きスライドショー」が作成できません
- 最新バージョンのパワーポイントが1か月間無料で試用できます。
- 所属機関のセキュリティポリシーでZoomが使えません
- MS teams又はWebexで対応いたします。但し、質疑に制限がでます。
- 自分が発表したリアルタイム配信の動画ファイルをもらえますか?
- 録画許可の発表者に限り、事前にリクエストいただければ、対応いたします。文末の発表聴講担当にリクエストください。オンディマンドサイトからはダウンロードできません。
- 懇親会はありませんか?
- 検討中です
- 協賛をすることはできますか?
- はい。各発表の合間にCMの時間を設けます。その他、Webサイトにクレジットの表示、要旨集やプロシーディングへの記載様々な方法で協賛が可能です。詳細、お問合せください。
- 取材できますか?
- はい。文末の事務局へ取材申込書を請求ください。撮影・録音は、事前に取材対象者に許可を得て、かつ事務局の了解を得てから行ってください。
- 不明なことがあります。どこへ連絡すれば良いですか?
- 内容によって、担当が異なります。ご不便をおかけしますが、必ずサポート期間中に次へ問合せください。
【問い合わせ先】
問い合わせ内容 | サポート期間 | 連絡先 住所/電話番号/メール |
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参加登録、参加費、要旨、プログラム、協賛 領収書、参加証、取材申込、その他事務局関連 |
9/1-12/4 | 〒020-8550 岩手県盛岡市上田三丁目18番8号 岩手大学農学部共同獣医学科 日本ラクトフェリン学会第9回学術集会事務局 entry2020@lactoferrin.jp |
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発表・聴講方法 | オンディマンド(eden) | 9/1-12/4 | 電話 050-5308-7770 how-to2020@lactoferrin.jp |
リアルタイム(Zoom) | 12/5午後 | 記載されたリハーサルULRよりアクセス | |
オンディマンドコンテンツ作成サポート コンテンツアップロード |
11/1-11/30 | support2020@lactoferrin.jp | |
発表者・座長 リアルタイム発表緊急サポート | 12/6 | リアルタイムの発表者と座長にお伝えします。 |
動画の作成とアップロード法
●動画の作成法
実際にそのまま撮影する方法、プレゼンソフトの機能を使う方法、リアルタイム会議ツールの録画機能を使う方法の3つの方法があります。以下に、説明いたします。
1.実際に録画する方法
大きなディスプレーやプロジェクタースクリーンの前に立ち、プレゼンする様子を音声付きで録画します。最も簡単な作成方法で、発表者も含め自然な状態で撮影できます。発表者の姿とスライドのどちらも映るようにビデオのHDR機能等で調整ください。
2.音声付きのスライドショー動画
パワーポイントやキーノート等のスライドから、ご自身のナレーションを入れた動画ファイルが作成できます。発表者の姿を配置したり、強調した字幕を入れる等の様々な機能が使えます。PowerPointでは2010以上でこの機能が使えます。以下、最新バージョンのパワーポイントの場合の基本的な手順を示します。
- プレゼン資料作成後「ファイル」メニューの「エクスポート」→「ビデオの作成」、「記録されたタイミングとナレーションを使用しない」の右側にある「▼」をクリックし、「タイミングとナレーションの記録」を選ぶ。
- 左上の[記録][一時停止][再生]ボタンを操作し、[レーザーポインター]等の機能も利用しながら、各スライドの音声を記録します
- 最後のスライドまで記録できたら、[エクスポート]画面に戻り、[記録されたタイミングとナレーションを使用する]の右側にある「▼」から[タイミングとナレーションのプレビュー]を選び作成された動画を確認します
- 最終バージョンが確認できたら、[エクスポート]画面から[ビデオの作成]ボタンを押すことで、動画ファイルが作成されます(解像度は720p以上の高解像度がお勧めです)
- アップロードができない場合、問い合わせ窓口へ連絡ください。
3.会議の録画機能を使う
ZoomやMS teams上で発表データを画面共有しながらプレゼンします。2台の端末を用意し、録画機能をONにすることで、発表の様子を含めスライドに音声付き動画として記録されます。他の方法での動画作成ができない場合、この方法での作成をお手伝いしますので、11/20までに文末の問い合わせ窓口へ連絡ください。
●対応しているファイルのフォーマットは以下です。
mp4、mov、wmv、mts、avi、f4v、flv、m4v
ポスターに相当するPDFファイル以外にも、 以下のファイルが使用できます
doc docx xls xlsx ppt pptx
●動画やPDFファイルのアップロード法
発表者ごとに連絡するIDとパスワード(11/1頃に連絡予定)で直接サイトを構築しアップロードいただきます。アップロードは11/28までにお願いします。
- 仮にコンテンツをアップし、確認できるサイトを用意しています。
アクセスログを管理していますので、本目的以外では使用しないでください。
https://eden.ac/login
テストメール:test2@lactoferrin.com
仮テストパスワード: test2@lactoferrin.com - 画面上のフォルダー名をクリック 左から[新規作成]を選ぶ
- [チャプター名]に、発表番号を記入
例 O-1, P-2, S-3 - [セクションの追加]にて[レッスンセクション]か[PDFファイルからセクションを作成]のどちらかを選ぶとコンテンツの作成画面になります
レッスンセクション 動画を主体とし、文字やPDFファイルも自由に配置できるセクション PDFファイルからセクションを作成 PDFファイルの閲覧ができるがダウンロードできない安全なセクション - コンテンツの作成画面の最上部の[タイトル]に発表タイトル 発表者(所属)を記入
例 ラクトフェリンの網羅的な相互作用解析より推定される新規機能 南部利直(盛岡薬科大学) - コンテンツの作成画面の左上にある[絵のアイコン]を叩くとコンテンツがアップロードできます
- [参照]から動画ファイルやPDFファイルを選び、[アップロード]を押します。
- 動画ファイルは、[推奨画質/高画質/変換しない]のうち、通常は[高画質]を選択ください。
- しばらく待つとアップロードが完了します。動画やPDF以外に簡単な説明文、写真等も自由に配置できますが、何も配置しなくても結構です。
- コンテンツの作成画面の一番下にある[保存して終了]を押します
- コンテンツの作成画面に戻り、右上の[文書虫眼鏡アイコン]を叩くと、コンテンツが参加者にどのように見えるか確認できます。
- 仮のサイトにアップロードした場合、コンテンツの見え方の確認後にコンテンツの作成画面より削除してください。
- アップロードされた動画と[PDFファイルからセクションを作成]で作られたPDFは、視聴はできてもダウンロードはできませんので、オリジナルファイルは各自保持ください。事務局でもダウンロードできません。1月1日以降に削除されます。
- 画像付きの簡易説明は以下のサイトの「セクションの追加」以下も参照ください。
https://eden.ac/e-learning/p1073/